Información legal
Qué datos trata este sistema, quién responde por ellos y cómo ejercer tus derechos.
Esta información rige desde ya. El sistema está en uso y trata datos de trabajadores, incluidos datos de salud. Lo que se describe aquí —qué datos, para qué, dónde viven, quién responde y cómo reclamar— es lo que se hace hoy. Lo único que todavía no existe son las condiciones comerciales de suscripción, y se dice en el apartado 8.
1. Quién presta el servicio
Responsable del sitio y del software: Jhonatan Parra Quiceno
Software: SSTIA / SGSST PRO — software propietario
Sitio: sgsstpro.com.co
País: Colombia
Contacto: psstyenny@gmail.com
Atiende: Yenny Adriana Castaño Calle — profesional responsable del SG-SST
Derechos reservados. Ley 23 de 1982 y Decisión Andina 351 de 1993.
2. Qué datos trata el sistema
Este sistema existe para documentar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que exige el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019. Para eso trata los siguientes datos, y ninguno más:
| Qué | Para qué | ¿Dato sensible? |
|---|---|---|
| Nombre y número de documento del trabajador | Identificarlo en afiliaciones, actas, capacitaciones e inspecciones | No |
| Cargo, fecha de ingreso y empresa | Matriz de peligros, exámenes según el cargo, plan de capacitación | No |
| Exámenes médicos ocupacionales, restricciones y recomendaciones | Seguimiento que exige el estándar 3.1.6 y reubicación laboral | Sí (salud) |
| Incapacidades, diagnósticos y días perdidos | Indicadores de ausentismo y severidad (estándares 3.3.1 a 3.3.6) | Sí (salud) |
| Accidentes de trabajo y su investigación | Reporte a ARL y EPS, y acciones correctivas | Sí (salud) |
| Salario base | Calcular el costo del ausentismo que pide el informe a la dirección | No |
| Firma manuscrita digitalizada | Suscribir actas, inspecciones y entrega de elementos de protección | Sí (biométrico) |
| Fotografías de inspecciones y evidencias | Soporte de las inspecciones y de los hallazgos | Puede serlo |
Datos sensibles: lo que la ley exige advertir
La Ley 1581 de 2012 (artículo 6) exige, para los datos sensibles, autorización previa, expresa e informada, y advertir al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y que negarse no le acarrea consecuencia alguna. Esa autorización la firma el trabajador con su empleador, que es el Responsable del tratamiento.
3. Quién responde por esos datos
La cadena es importante y conviene que quede dicha sin rodeos:
- La empresa empleadora es la Responsable. Es quien recoge los datos del trabajador y quien debe tener su autorización firmada.
- La profesional de SST que usa el sistema es Encargada. Trata esos datos por cuenta de la empresa, para prestarle el servicio.
- Quien presta este software es, a su vez, Encargado. No usa esos datos para nada distinto de hacer funcionar el sistema: no los vende, no los cede y no los usa para publicidad.
4. Dónde viven los datos y cuánto duran
- Dónde: en servidores de Supabase (infraestructura de Amazon Web Services, región este de Estados Unidos). Esto implica una transferencia internacional de datos que debe constar en la autorización del trabajador.
- Separación: cada profesional de SST ve únicamente los datos de sus propias empresas, y cada empresa únicamente los suyos. Esa separación la aplica la base de datos, no solo la pantalla.
- Archivos: fotografías, firmas y documentos se guardan en un depósito privado; los enlaces para verlos caducan a la hora.
- Cuánto duran: las historias clínicas ocupacionales y los registros del SG-SST deben conservarse veinte años (Resolución 1016 de 1989 y Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.6.13). Esto es importante y se explica abajo.
5. Cookies
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6. Derechos del titular
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y revocar la autorización. En Colombia la autoridad de control es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
La solicitud se dirige primero a la empresa empleadora, que es la Responsable. Si quien la recibe es la profesional de SST o el prestador de este software, la trasladará a la empresa y la atenderá en lo que le corresponda.
Un límite que hay que decir de frente
El derecho de supresión no es absoluto: no procede cuando existe un deber legal de conservar la información (Ley 1581, art. 8, literal e). Los registros del SG-SST y las historias clínicas ocupacionales tienen un plazo legal de conservación de veinte años. Por eso, cerrar una cuenta no borra esos registros: la empresa empleadora sigue obligada a conservarlos. Lo que sí se puede es exportarlos y entregárselos, y dejar de tratarlos para cualquier otro fin.
7. Seguridad
- Todo el tráfico viaja cifrado (HTTPS).
- Nada es accesible sin sesión iniciada: sin credenciales no se lee un solo dato.
- Cada documento generado lleva un sello verificable con código QR, para que un inspector pueda comprobar su autenticidad sin necesidad de una cuenta.
8. Términos del servicio
Lo que este sistema no promete
Conviene decirlo ahora y no en letra pequeña: este software ayuda a documentar y a ordenar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. No garantiza el cumplimiento normativo, no sustituye el criterio de la profesional responsable con licencia vigente, y no evita sanciones. El puntaje que calcula es una autoevaluación, que es exactamente lo que la Resolución 0312 llama así.
Última actualización: 3 de noviembre de 2026.
Para consultas, reclamos o para ejercer los derechos de conocer, actualizar,
rectificar, suprimir o revocar:
psstyenny@gmail.com.
La Ley 1581 de 2012 (art. 14 y 15) da un plazo de diez días hábiles
para atender una consulta y de quince días hábiles para un reclamo.